Från mål till handling: Öka effektiviteten och nå dina mål med OKRs
Hur omvandlar man egentligen mål till handling? En organisations övergripande verksamhetsmål kan ofta te sig stora och svåra att agera på. Objectives and Key Results (OKRs) är en metod för att leda organisation, team och individer mot meningsfulla och mätbara mål.
Mathias Westphal från Maniola Studios leder en kurs i OKRs hos Sveriges Kommunikatörer – här berättar han om hur du kan använda metoden.
Många organisationer har svårt att tydliggöra hur de strategiska målen ska definieras och kommuniceras. I förlängningen blir det svårt att skapa en strukturerad process för att omvandla mål till handling. Objectives and Key Results (OKRs) hjälper dig att omvandla strategi till handling, och är en metod bestående av ett ramverk för målformulering med en tillhörande process. Genom att implementera OKRs i din organisation blir målstyrning betydligt enklare, då du systematiskt bryter ned ett övergripande mål i tydliga och agerbara delar. OKRs är en uppskattad metod inom både privat och offentlig sektor, och perfekt för organisationer som vill arbeta mer agilt, menar Mathias Westphal, strateg och VD på Maniola Studios.
– Metoden blir verkligen kraftfull för organisationer som vill arbeta mer agilt, eftersom den grundar sig i transparens, samtidigt som man ger team mandat att bestämma hur de ska leverera på vad ledningen definierat som strategiskt viktigt.
“Metoden blir verkligen kraftfull för organisationer som vill arbeta mer agilt, eftersom den grundar sig i transparens, samtidigt som man ger team mandat att bestämma hur de ska leverera på vad ledningen definierat som strategiskt viktigt.”
Från top-down till samarbete: historien bakom OKRs
OKRs är en förfinad version av tidigare praxis för målstyrning, ett ramverk kallat Management by Objectives (MBO). Den främsta skillnaden är att OKR är en process som bygger på samarbete i motsats till en klassisk byråkratisk top-down-process. Peter Drucker, som först introducerade MBO under 50-talet, hade en idé om att chefer skulle se över organisationens mål och sedan sätta upp medarbetarens mål.
Under 70-talet utvecklades sedan ramverket av Andy Groove, som under denna period arbetade på elektronikföretaget Intel. Groove förlitade sig på att teamen inom organisationen själva kunde skapa och förfina mål inom sina egna specifika arbetsområden, vilket lade grunden för OKRs. Ramverket spred sig till Google år 1999, som under denna tid fortfarande var en start-up. När Google använde ramverket med stor framgång spreds det med tiden ut i andra bolag.
Fokus, engagemang, resultat: här är formulan för OKRs
Ramverket består av så kallade objectives och key results, och skrivs vanligtvis med ett objective överst och 3 till 5 stödjande key results under. Dina objectives ska vara konkreta och agerbara, medan dina key results definierar vad som utgör ett framgångsrikt uppnått mål. Därför är det viktigt att dina key results är mätbara, tidsbundna och specifika. Ett OKR kan skrivas som följande:
Vår ambition är (objective) vars framgång mäts genom (key result).
Objectives beskriver våra mål i form av en ambition. De ska vara korta, kvalitativa, inspirerande och engagerande för att kunna motivera och utmana ditt team. Det kan exempelvis vara att skapa nöjdare kunder, nå ut till en större målgrupp eller öka effektiviteten i organisationen. Dessa definieras för verksamheten årsvis eller på ännu längre sikt – och för team definieras de kvartalsvis.
Key results beskriver mätetal som tillsammans anger om vårt objective är uppnått, och som under processen används för att mäta våra framsteg mot målet. För varje mål bör det finnas en uppsättning av cirka två till fem nyckelresultat.
Varför behövs OKRs?
Checklista: stämmer dina objectives och key results?
Ett idealt objective ska:
Besvara frågan ”Vad vill vi uppnå?”
Vara kopplat till verksamhetens övergripande uppdrag
Sättas på olika nivåer i verksamheten: ledning, enhet, avdelning och team
Vara betydande, konkreta, agerbara, tidsbegränsade och helst inspirerande
Inte vara kvantifierat
OKRs är en metod du kan tillämpa om verksamheten har problem med att definiera sina övergripande strategiska mål, och utmaningar inom målstyrning överlag. Några av de vanligaste utmaningarna som metoden löser är listade nedan.
Ett idealt key result ska:
Besvara frågan ”Hur vet vi att vi är på rätt väg?”
Innehålla en mätbart mål så att det enkelt kan följas upp
Varje Objective bör ha 2-5 Key Results. De ska vara utmanande men inte omöjliga.
Kollegorna känner inte till vår verksamhetsstrategi och vad som förväntas av dem för att uppnå verksamhetens mål
Jag behöver hitta ett sätt för mina direktrapporterande att fokusera på aktiviteter som levererar på teamets mål
Vi behöver samförstånd i organisation kring mål och speciellt mellan olika team
Vår process för prestationsuppföljning hjälper mig inte att utföra mitt jobb bättre
Jag ser inte hur mina insatser hjälper organisationen att uppnå dess mål
Jag behöver se och förstå vad olika avdelningar verkligen gör
Mina insatser på jobbet är varken mätbara eller uppmärksammade
När ska jag börja använda OKRs i min verksamhet?
OKRs kan användas närsomhelst och varsomhelst i en organisation. Du kan använda metoden när en verksamhetsplanering redan är gjord, och då utgå från de existerande målen. Men du kan också använda den som en del av din verksamhetsplanering genom att utveckla mål enligt ramverket.
Metoden kan användas genom hela organisationen: i ledningen, i enheter, i avdelningar, i team och individuellt. Det går också bra att enskilda team arbetar enligt metoden, men full effekt nås om flera delar i organisationen jobbar efter den.
Vill du börja använda OKRs i din verksamhet?
Mathias Westphal har utvecklat distanskursen OKRs – målstyrd strategisk planering för Sveriges Kommunikatörer. Under en heldag får du lära dig att planera och utvärdera initiativ med hjälp av OKRs.
Kursen passar dig som är marknads- eller kommunikationschef eller strateg inom marknadsföring och kommunikation och vill bli bättre på att arbeta målstyrt. Den passar både för dig som arbetar inom offentlig och privat verksamhet. Läs mer om kursen och anmäl dig här!
Kontakt
Mer kunskap och inspiration
