Utforma en AI-policy som främjar kommunikationsarbetet
Många funderar på hur man bör förhålla sig till alla möjligheter och utmaningar som kommer med de nya AI-verktygen. Att stoppa huvudet i sanden eller förlita sig på enskilda framåtlutade personer i organisationen är ingen bra idé. För att kunna dra nytta av potentialen fullt ut är det viktigt att ha en väl genomtänkt AI-policy på plats.
Organisationer som inte skapar tydlighet för sina medarbetare riskerar att hamna på efterkälken. Studier visar att medarbetare på arbetsplatser som har en AI-policy är mer benägna att använda AI-verktyg på ett produktivt och effektivt sätt. Även i de fall man har en policy som begränsar användningen av AI är personalen mer benägna att prova verktygen, än de som arbetar för organisationer som inte har några riktlinjer alls.
En AI-policy som främjar innovation och kreativitet
Syftet med en AI-policy är inte enbart att sätta upp regler och gränser för hur AI bör användas. Snarare handlar det om att definiera ramar som möjliggör för medarbetare att använda AI på ett sätt som driver både effektivitet och kreativitet. Att enbart fokusera på vilka risker som finns kan skapa en negativ bild och hämma användandet. En framåtlutad policy bör istället lyfta fram möjligheterna och ge riktlinjer för hur man på ett säkert och smart sätt kan använda AI för att optimera sina arbetsprocesser.
En väl utformad AI-policy bör exempelvis uppmuntra användningen av AI för att automatisera repetitiva uppgifter, analysera stora mängder data eller anpassa innehåll för olika målgrupper. På så sätt frigörs tid för medarbetare att fokusera på mer strategiska uppgifter.
Anpassning till organisationens behov
Varje organisation är unik, och därför behöver en AI-policy vara anpassad efter de specifika behov och förutsättningar som finns. Till exempel kan företag som hanterar känslig eller sekretessbelagd information behöva vara mer restriktiva när det gäller användningen av AI, särskilt vad gäller dataskydd och säkerhet. Andra organisationer, som verkar i mer kreativa branscher, kan istället fokusera på att främja användningen av AI som ett verktyg för att skapa innovativa lösningar och driva innehållsproduktion framåt.
Transparens ger ökad tillit hos mottagarna
En viktig del i en AI-policy är att vara transparent med hur AI-verktyg används i organisationens kommunikationsarbete. Genom att vara öppen och tydlig kan man stärka mottagarnas förtroende och visa att AI används på ett ansvarsfullt och etiskt sätt. En bra praxis är att dela en sammanfattning av organisationens AI-policy publikt på webbplatsen. Detta skapar inte bara en öppen dialog med målgruppen, utan visar också ett aktivt engagemang för ansvarsfull AI-användning.
Ett gott exempel är WaterAid som delar sina riktlinjer på sin sajt.
Vill du ha hjälp med att utforma er AI-policy?
Att skapa en AI-policy som både uppfyller säkerhetskrav och främjar kreativ användning kan vara en utmaning. Vi på Maniola kan hjälpa dig att utforma en AI-policy som är anpassad till din organisation och som möjliggör att ni drar maximal nytta av AI i ert kommunikationsarbete.
Kontakta oss för att diskutera hur vi kan hjälpa er att ta nästa steg!
Kontakt
